Đây là phần kiến thức cuối cùng mình hướng dẫn các bạn học lớp BA hè vừa rồi. Thiết nghĩ nó rất quan trọng vì nó sẽ giúp các bạn có mindset lường trước các rủi ro khi bạn bắt đầu bất cứ công việc nào. Vì phần kiến thức này khá đơn giản nhưng impact của nó đến công việc và lộ trình thăng tiến của các bạn lại rất nhiều nên mình quyết định giới thiệu nó đến với mọi người.
Để tránh việc mất bò mới lo làm chuồng, chúng ta cần:
(1) ? Liệt kê rủi ro → (2) ? Đánh giá rủi ro → (3) ✅ Chuẩn bị các phương án dự phòng.
Chưa hết, nếu chỉ làm như vậy thì nó vẫn là những rủi ro rời rạc, không có hệ thống, và chiến lược tiếp cận cụ thể, rất dễ khiến các bạn, hoặc các thành viên trong team bị miss. Vậy để giải quyết vấn đề này chúng ta sẽ cần thêm một chiếc template xinh xinh như hình mình thể hiện để quản lý nó cùng team (hình minh họa bên dưới). Vậy các thành phần trong template này có ý nghĩa như thế nào:
- Category: Risk cần được chia thành các nhóm để phân loại. Nhưng quan trọng là mọi người chia như thế nào để sự ảnh hưởng, cách xử lý, người nhận nhiệm vụ xử lý cũng clear theo. Cái này từ kinh nghiệm chia nhiều sẽ quen. Mà chưa quen thì cứ draft bừa ra đã, làm hết 1 cái bảng rồi lại sửa và gom nhóm lại cho mịn. Nhưng ngol ngay từ đầu thì lại đỉnh wá :)))
- Description: Mô tả về rủi ro, càng chi tiết bao nhiêu thì cơ hội handle được risk càng cao bấy nhiêu.
- Consiquence: Kế quả lường trước → nếu risk xảy ra thì điều gì có thể đến? Phần này sẽ là điểm các bạn over thinking rất thích :)) nhưng tốt nhất không nên over quá, mà chỉ cần list ra 2-3 cái có nguy cơ xảy ra cao nhất là tốt lắm rùi.
- Probability: Khả năng xảy ra (%). Có 3 mức đánh giá: Cao, Trung Bình, Thấp.
- Impact: Tầm ảnh hưởng của rủi ro (chiều ngang). Có 3 mức đánh giá: Cao, Trung Bình, Thấp.
- Risk level: Mức độ ảnh hưởng của rủi ro (chiều dọc). Có 3 mức đánh giá: Cao, Trung Bình, Thấp.
- Risk Modification Plan: Kế hoạch xử lý khi risk xảy ra, cái này tương tự cũng cần 2-3 phương án. Các phương án có thể xử lý cùng lúc hoặc dùng một trong các phương án xử lý risk. Nhưng tốt nhất là nên có kế hoạch B và C để cover.
- Risk Owner: Người chịu trách nhiệm xử lý. Cảm giác biết ai sẽ cần làm gì trước khi rủi ro xảy ra đã yên tâm hơn rất nhiều rồi đúng không?
- Residual Risk Level: dịch word by word sẽ là rủi ro tồn dư, nôm na sẽ là hậu quả sau chiến tranh khi đã áp dụng các biện pháp phòng tránh ?
Liệt kê vào xong thì nhớ xếp hạng theo thứ tự, cái nào rủi ro cao, impact rộng, ảnh hưởng sâu thì đưa lên đầu để cùng team đưa phương án đề phòng & khắc phục.
Tốt nhất là không nên để risk biến thành issue rồi mới khắc phục. Clear được risk ngay từ đầu khiến cho team mạnh mẽ và tự tin hơn rất nhiều.
Nhiều khi control được risk sẽ khiến cho team của các bạn ghi điểm được trong mắt khách hàng, các bạn ghi điểm được trong mắt đồng nghiệp, chẳng mấy mà giàu ?
Phần kiến thức này các bạn có thể áp dụng cho hầu hết mọi công việc diễn ra xung quanh cuộc sống: Đi phỏng vấn, ra mắt nhà người yêu, yêu người thứ 2 trong khi vẫn yêu người thứ nhất, hay đơn giản là yêu ai đấy ?
Chúc cho mọi rủi ro của các bạn đều có phương án để xử lý, và tốt nhất là hạn chế để không có rủi ro.
Cheerssssssss
